|
|
ขั้นตอนการจัดเก็บเอกสาร
|
1.สํารวจเอกสาร โดยนําเอกสารปีปัจจุบันมาตรวจสอบดูว่ามีเรื่องอะไรบ้างทยอยออกมาทีละแฟ้ม
ไม่ต้องเอาออกมาเยอะจะได้ไม่สับสน
2.ให้รหัสหมวดใหญ่บนหน้าแรกของเอกสารที่มุมขวามือด้านบนด้วยดินสอไว้ก่อน เพื่อจะได้คัดแยกเอกสารได้ง่ายขึ้น
3.นําเอกสารที่ให้รหัสแล้วมาคัดแยกออกตามรหัสหมวดใหญ่แต่ละหมวดนํามาให้รหัสหมวดย่อย หรือรหัสชื่อแฟ้มเอกสารบนหน้าแรกของเอกสารที่มุมขวามือด้านบนถัดลงมาจาก
รหัสหมวดใหญ่ด้วยดินสอ
4.ประทับตรากําหนดอายุการเก็บบนหน้าแรกของเอกสารที่มุมด้านขวามือด้านล่างสุดของเอกสาร
5.นําเอกสารแต่ละหมวดใหญ่มาเรียงลําดับเดือนที่เกิดก?อนลงไปหาเดือนที่เกิดทีหลังสุดพร้อมกัน
ก็เรียงลําดับวันที่ของเอกสารด้วยจากเลขน้อยไปหาเลขมาก
6.ลงทะเบียนหนังสือเก็บ โดยนําเอกสารแต่ละหมวดใหญ่และแต่ละเดือนมาลงทะเบียน
7.นําเอกสารแต่ละหมวดใหญ่มาคัดแยกตามรหัสหมวดย?อยที่ให้ไว?
8.นําเอกสารแต่ละหมวดย่อยที่ได้มาเรียงลําดับเดือนที่ก?อนขึ้นมาหาเดือนที่เกิดทีหลังสุดพร้อมกับ
เรียงลําดับวันที่ของเอกสารจากเลขน้อยขึ้นมาให้เลขมาก
9.จัดเก็บเอกสารเข้าแฟ้มตามรหัสหมวดย่อยหรือรหัสชื่อแฟ้ม ในกรณีที่แฟ้มนั้นมีเอกสารอยู?บ้างแล้วจะนําเอกสารใหม่เก็บเพิ่มเติมก็จะต้องนําเอกสาร
ทั้งหมดทั้งเอกสารใหม่และเอกสารเก่าที่มีอยู่แล้วในแฟ้มนั้นมาเรียงลําดับเดือนของเอกสาร
ที่เกิดก่อนขึ้นมาหาเดือนที่เกิดทีหลังสุด พร้อมกับเลขลําดับวันที่ของเอกสารจากเลขน้อยขึ้นมาหาเลขมาก
10.จัดทําบัตรคุมรายละเอียดเอกสารภายในแฟ้ม โดยจะทําเมื่อแฟ้มนั้นเอกสารเต็มแฟ้มแล้ว
11.จัดเก็บแฟ้มเอกสารเข้าใส่ตู?
12.จัดทําบัตรคุมต่างๆ
- บัตรนําหน้าตู?
- บัตรนํา/ บัตรนํารอง
- บัตรยืม/ แฟ้มยืม
13.จัดทําบัญชีคุมแฟ้มเอกสาร(จัดเก็บที่ไหน) |
|
|
|
|
|